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Como arquivar os relatórios de envio para a contabilidade?

Depois de cada fax, o relatório de envio chega em PDF por e-mail e fica na área de cliente. No mcpfax, os documentos de fax são apagados ao fim de 30 dias; por isso, arquive você mesmo o relatório e o documento.

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Passo a passo

  1. 1 Passo 1

    Receber o relatório de envio

    Depois de cada fax, o relatório chega em PDF por e-mail. Mostra o ID do fax, o destinatário, as páginas, o custo e o resultado.

  2. 2 Passo 2

    Arquivar você mesmo

    Os documentos de fax são apagados automaticamente ao fim de 30 dias. Guarde o relatório juntamente com o documento enviado no seu arquivo.

  3. 3 Passo 3

    Dar nomes uniformes

    Uma pasta por ano e mês, nome do ficheiro com data, destinatário e ID do fax. Assim encontra rapidamente qualquer comprovativo.

  4. 4 Passo 4

    Consultar o histórico no chat

    Pode pedir a qualquer momento, no chat, um resumo dos seus faxes, por exemplo todos os faxes de um mês.

As imagens são uma representação simplificada. Os nomes dos menus podem variar ligeiramente consoante a versão.

Transcrição do vídeo

Como guardar corretamente os comprovativos de fax para a contabilidade? Em resumo: guardar o relatório de envio em PDF, juntamente com o documento, no seu próprio arquivo. Eu mostro-lhe como. Depois de cada fax, recebe automaticamente o relatório de envio em PDF por e-mail. Além disso, fica disponível para transferir na área de cliente. O relatório inclui o ID do fax, o destinatário, o documento, as páginas, o custo e o resultado com a hora. Comprova a transmissão, mas não que o fax foi lido. Importante: por razões de proteção de dados, no mcpfax os documentos de fax são apagados automaticamente ao fim de trinta dias. Por isso, arquive você mesmo o relatório e o documento enviado. Uma boa prática é uma pasta por ano e mês e um nome de ficheiro com a data, o destinatário e o ID do fax. Assim encontra qualquer comprovativo em segundos. E se precisar de um resumo, pergunte simplesmente no chat pelos seus faxes de um mês. Saiba mais sobre custos e faturação para empresas nos nossos outros vídeos. O link para o mcpfax está na descrição e, se o vídeo ajudou, subscreva o canal.

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Perguntas frequentes

Quanto tempo ficam os meus faxes no mcpfax?

Os documentos de fax são apagados automaticamente ao fim de 30 dias. Por isso, arquive você mesmo os relatórios e documentos importantes.

O relatório de envio prova que o fax foi lido?

Não. Comprova a transmissão para o aparelho recetor, não que foi lido.

Posso voltar a transferir relatórios antigos?

Na área de cliente, encontra o relatório de cada fax para transferir. Mas, para a contabilidade, confie no seu próprio arquivo.

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